皆さん、こんにちは！本ブログページを運用しているもももです。
皆さんは、仕事の中でメールの作成に時間がかかりませんか？
一つ一つ手打ちするのは、非効率的で手間もかかりますよね。そこで今回はAIを活用してメール作成を効率化させる方法をご紹介します。
この記事では、ChatGPTを用いたメール自動化の方法を紹介します。時短術の1つとして活用することで、あなたの仕事の生産性向上を目指すと共に、良好なワークライフバランスの実現へと繋げていきましょう。
AIメール支援ツールでメール作成を効率化！
現代のビジネスにおいて、日常的にメールのやりとりをすることは欠かせません。しかし、メール作成は手間がかかり、時間を消費する作業です。そこで、AIメール支援ツールを活用してメール作成を効率化する方法が注目されています。
AIメール支援ツールとは、自然言語処理の技術であるChatGPTを活用して、メールの内容を自動生成するツールのことです。ChatGPTは、大量のテキストデータを学習しており、人間のような文章を生成することができます。それを活用することで、メール作成を手軽かつスピーディーに行うことができます。
AIを活用したメール作成について具体的には、以下のような特徴があります。
- 柔軟な対応力
ChatGPTは、様々なジャンルやトピックに対応することができます。ビジネスメールに特化したプロンプトを使用すれば、専門的な用語やフレーズも自然に扱うことができます。
- 時間の節約
従来のメール作成では、メールの内容や文体を考えるために時間を費やす必要がありました。しかし、AIメール支援ツールを使用すれば、プロンプトに必要な情報を入力するだけで、自動生成された文章を利用することができます。
- メールの質の向上
AIメール支援ツールは、大量のテキストデータを学習しているため、一般的な表現やビジネスメールのベストプラクティスに基づいた文言を提案することができます。これにより、メールの質や表現力を向上させることができます
- 返信のスピードアップ
メールを返信する際には相手の要望や質問に対して的確な回答をする必要があります。AIメール支援ツールを活用すれば、簡単に適切な返信文を作成することができます。これにより、返信のスピードを向上させ、円滑なコミュニケーションを図ることができます。
- メールの一貫性とブランディング
AIメール支援ツールは、企業や個人のブランドイメージに合った文言を生成することも可能です。独自のスタイルの文体や表現方法をプロンプトに組み込むことで、メールの一貫性を保ちながらブランディングを図ることができます。
メール自動化への第一歩：ChatGPTの基本的な機能とは何か？
ChatGPTは、OpenAIが開発した自然言語処理のモデルであり、文章生成や応答生成が得意です。これを利用することで、自動的にメールの作成を行うことができるのです。
ChatGPTの基本的な機能としては、以下のようなものがあります。
- 文章生成: ChatGPTは、与えられた入力に基づいて文章を生成することができます。例えば、特定のトピックや質問に関するメールを作成するために、ChatGPTにそれに関する情報を与えると、適切な文章を生成してくれます。これにより、メールの内容を一から考える手間を省くことができます。
- 応答生成: ChatGPTは、与えられたコンテキストに基づいて応答を生成することも可能です。例えば、相手からの質問や要望に対して、適切な返答をすることができます。これにより、メールの返信作業を効率化することができます。
- プロンプトの工夫:プロンプトとは、ChatGPTに話しかける際に与えるテキストのことです。Chat GPTへ入力するプロンプトによって出力の精度をコントロールする事ができます。プロンプトの入力文を工夫する事でChat GPTからより高品質は回答を得ることが可能です。
これらの基本的な機能を活用することで、メール作成の効率化が可能となります。ChatGPTを利用することで、素早く品質の高いメールを作成することができます。
ChatGPTの利用は無料で行うことができますので専用のソフトウェアやツールを購入することなく、自宅やオフィスのパソコンから誰でも簡単に利用することができますので予算の制約や導入コストの心配をせずにメール作成の自動化を実現することができます。
【時短必見】効率的なメール作成を実現するChatGPTの活用法
AIメール支援ツールを活用するためには、以下の手順があります。
- プロンプトの設定：AIメール支援ツールには、メールの内容や目的に合わせたプロンプトを設定する必要があります。プロンプトには、メール本文の要件、相手への伝えたいポイントなどを明確に指定します。
- プロンプトの入力：プロンプトに必要な情報を入力します。例えば、重要な情報や要件などです。これにより、AIが必要な情報を把握し、適切な文章を生成することができます。入力するプロンプト次第では必要な情報を箇条書きで入力するだけでも適切な文章を作成してくれます。
- 生成された文章の修正：AIメール支援ツールを使用する際には、自動生成された文章を確認し、必要に応じて修正や追加を行うことが重要です。生成された文章はあくまでも下書きとして捉える事が大切です。これにより、より具体的な表現や自分自身のスタイルに合った文言を作成することができます。
- 返信や送信：修正が完了したら、メールを送信します。
AIメール支援ツールの使用により、メールの作成時間が大幅に短縮され、効率的なコミュニケーションを実現することができます。
また、メール作成における大きな時短効果をもたらすだけでなく、情報の整理やタイムマネジメントにも役立ちます。以下に、AIメール支援ツールの活用による効果を紹介します。
- メール作成時間の短縮：AIメール支援ツールを利用することで、メール作成に費やす時間を大幅に削減することができます。例えば、通常であれば15分以上かかるメールの作成作業を、数分で済ませることができます。
- メールの品質向上：AIメール支援ツールは、文章の生成に自然言語処理を使用しています。そのため、文法や表現に関する細かな点まで正確な文章を生成することが可能です。これにより、メールの品質を向上させることができます。
- コミュニケーションの円滑化：AIメール支援ツールを使用することで、メールの返信がスムーズで的確になります。返信が遅れたり、相手の要件に対応しきれないといった問題を解消することができます。これにより、相手とのコミュニケーションが円滑になり、ビジネスの質と効率が向上します。
- 良好なワークライフバランスの実現：メール作成にかかる時間を大幅に短縮できることで、仕事に費やす時間を短縮する事が可能です。これにより、余暇の時間が増え、仕事とプライベートの両面での充実感と満足度が高まります。良好なワークライフバランスを実現することで、ストレスの軽減や健康的な生活習慣の確立にもつながります。
メール支援ツールは日々の学習により更に高度な機能を取り入れています。そのため、今後ますます便利さや精度が向上する事が期待されています。
ぜひ、AIメール支援ツールを活用して、効率的かつ質の高いメール作成を実現してみてください。
費用ゼロで効果大！メール作成を自動化する為のChatGPTのプロンプトの作り方
Chat GPTを活用して効果的なメールの作成を実現するためには、適切なプロンプトを作成することが重要です。プロンプトとは、Chat GPTに与える入力のことであり、その質や内容によってChat GPTの返答が変わってきます。
プロンプトを作成する際のコツについてご紹介します。
まず、メールの目的や内容に応じてプロンプトの設定を行います。例えばビジネスメールを作成する場合はその用途や作成する際の条件といった具体的な質問をChat GPTに与えると良いでしょう。また、メールの種類や相手の関係性によってプロンプトの作り方も異なります。例えば、ビジネス上の相手に対するメールであれば、ビジネスメールの一般的なフォーマットや敬語の表現を例文として含めると良いでしょう。
次にメールの内容に合わせて具体的なトピックを指定することも有効です。例えば、プロンプトに「プロジェクト進捗状況の報告メールを作成して下さい」といった指示を与えることで、Chat GPTはより具体的な文章やテンプレートを提案してくれます。
プロンプトの作成においては、他のユーザーが作成したプロンプトを参考にすることも効果的です。Chat GPTは学習データから情報を生成するため、他のユーザーのプロンプトにも触れることでより的確な回答が得られることがあります。
さらに、プロンプト作成のコツとして、具体的なサンプル文やキーワードを用いることもおすすめです。Chat GPTは与えられた情報に基づいて文章を生成するため、具体的な文例やキーワードを含めることで、返答の質を向上させることができます。例えば、会議の案内メールを作成する場合、次回の会議に関する要点を質問文に入力する場合に「会議、日時、場所」といったキーワードをプロンプトに含めることで、より適切な返答を得ることが可能になります。
最後に、プロンプトを作成する際には、試行錯誤しながら改善を重ねることも大切です。最初に作成したプロンプトが理想的であるとは限りません。Chat GPTが出力する返答を確認し、必要に応じてプロンプトを微調整することで、より効果的なメール作成支援ができるようになります。
まとめると下記の通りです。
- プロンプトの設定は、メールの目的や内容に応じて行う。
- ビジネスメールの場合、ビジネスメールのフォーマットや敬語の表現を含める。
- メールの内容に合わせて具体的なトピックを指定する。
- 文章は分かりやすい表現や一般的な言葉遣いを心掛ける。
- 他のユーザーのプロンプトを参考にしてもよい
- サンプル文やキーワードを用いることで、返答の質を向上させる。
- プロンプトを作成する際には、試行錯誤しながら改善を重ねる。
- 実際に使用しながらプロンプトを改善していくことが重要。
誰でもすぐに使えるメール作成自動化のプロンプト例
下記は私が作成したビジネスメールを自動作成するためのプロンプトです。ご自身のChat GPTアカウントのプロンプトにコピペするだけで誰でも利用することが可能です。
このプロンプトの特徴は下記です。
- ビジネスメールの作成に特化している
- ある程度フランクな文体であってもビジネスメールに変換して文章作成してくれる（箇条書きの文章でも作成可能です）
- 1つの定型プロンプトで連続して文章作成を依頼できる
- コードブロック形式で出力させることができる（GPT-3.5ではコードブロック形式で出力されない場合もありますが・・・）
- 自分の文体を例にすれば文章のスタイルをマネてくれる（プロンプトの例1、例2の部分や自分が普段送信しているメールを記載することで文体をマネさせることが可能です）
- 「お疲れ様」から文章を始めることでAI自体にも指示をだせる（ビジネスメールを作成するときと指示を出す時を使い分けすることができる）
↓Chat GPTに入力するプロンプトの例(コピペで使えます)
# ビジネスメールの作成補助
# あなたについて
- あなたは営業課外勤社員の助手として「ビジネスメールの作成」を行います。
- メールの作成は、私が入力したテキストを適切なビジネスメールの文書に訂正して出力してください。
- 私が入力する文体はフランクな文体で送るので送られた文章を適切なビジネスメールの文書に訂正して出力してください。
- あなたはあくまでも助手であり、私の入力文の内容について変更や加筆は行わないでください。
- 文章冒頭が「お疲れ様」以外の場合あなたへの指示となりますので指示に従ってタスクを実行して下さい。
# タスク実行手順
## タスクは以下の手順に沿って実行してください。
タスクはStep by stepで実行してください。
1. まず最初にメールの冒頭に以下を記載してください。
- 〇〇株式会社 〇〇様
- お世話になっております。（株）〇〇です。
2. 次にメールの本文を作成してください。
3. 次にメールの本文の下に以下を記載してください。
- ご不明な点やご要望等ございましたらお気軽にお問い合わせ頂けますと幸いです。
何卒、よろしくお願い致します。
4. 最後に本文について受け取った人が読みやすいように適切に改行を行って下さい。
# 前提条件
- お疲れ様という言葉から始まる文章はあなたに対する指示です。それ以外の言葉で始まる文章はビジネスメールへの変換用の指示です。
- 私からの文章は口語的でフランクな文体で記載します。あなたは私の文章をお客様向けのビジネス文書に変換してください。
# 出力形式
- コードブロック形式で出力してください。
# ビジネスメール作成例
## 例1
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この度は弊社製品に関してお問合せを頂きましてありがとうございます。
お問合せ頂きました件、下記の通り回答させて頂きます。
製品を乾燥させる工程での
製造機械の変更についてご検討されているとの事で、
弊社では様々な製品の取り扱いがございますので
条件次第では別方式のご提案が可能かと思います。
そこで、より詳細な情報をヒアリングさせて頂いた上で
ご提案をさせて頂きたいと思いますので
添付のアンケートシートをご記入の上、ご返送頂けますと幸いです。
お手数をおかけしますがご協力頂けますと幸いです。
## 例2
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ご連絡頂いております件、回答が遅くなりまして大変申し訳ございません。
ご連絡頂きましたA製品の価格と納期について
下記の通り回答させて頂きます。
A製品
単価：15,700円@15kg缶
納期：現在在庫がありますのでご注文後3営業日以内に出荷します。
（在庫が無い場合は受注生産となり、納期目安は2週間となります）
ご検討頂けますと幸いです。
準備は良いですか？↓Chat GPTを用いたメール自動作成の様子
Chat GPTを用いたAIメール支援ツールを使う時の注意点
Chat GPTを用いたAIメール支援ツールを使う際は以下の点に注意してください。
- 記載すべき内容を間違える事があること（あくまでも下書きとして活用してください）
- 改行のない長文の文章が出力される場合があること
- 1つのプロンプトに対して何回もやりとりを行うと精度が低下してくる事（精度が曖昧になってきたらNew Chatに切り替えてあげる必要があります）
- 情報が漏出する可能性がある事（入力した情報が訓練データとして活用され、情報が他所で吐き出される可能性がありますので個人や物、その他重要事項が含まれる文章は入力しなよう注意してください
精度が高いとはいえまだまだ改善点の多いツールではありますので注意事項を考慮の上で使用してください。特に情報漏出に関する件については企業や個人の機密事項は記載しないよに気を付けてください。
時間を取り戻す！ChatGPTで実現するワークライフバランス
ワークライフバランスは、現代社会において求められる重要な要素の一つです。忙しい仕事とプライベートの両方のバランスを良く維持することは、身体的、精神的な健康を保つためにも欠かせません。
実際にChatGPTを活用し、メール作成の効率化を行うことで、メール作成にかかる時間が短縮されれば、残業時間を減らすことができます。使い方次第では週休3日制を実現することも夢ではないと思います。余暇の時間を確保することができれば家族や趣味、自己啓発など、自分自身に充てる時間を増やすことができます。
Chat GPTは自然言語処理に特化したAIであるため、テキストベースで可能なことは幅広く対応が可能な優れものです。その汎用性の広さからまだわかっていない使い方も多々あると考えられています。
活用方法次第で効率化は無限です是非Chat GPTを活用して充実した社会人生活を実現させましょう。
まとめ
この記事では、Chat GPTを活用したメール作成の効率化について詳しく解説してきました。メール作成は多くの人が煩雑なタスクと感じており、なるべく手間を削減したい業務です。Chat GPTを使うことでその負担を軽減することが可能です。本記事を参考にして、あなたの日々の業務を効率化し、自分の可処分時間を取り戻しましょう。
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