【例文あり】コピペで使えるシチュエーション別ビジネスメースの書き方

「配属されて急に社外の人に挨拶メールを送らないといけなくなったがビジネスメールのマナーなんてわからないよ、どうしよう」「こんなメールの書き方で失礼大丈夫かな、みんなどうしているのだろう」

ビジネスメールの送信や返信で不安に思う方も多いのではないでしょうか。実はビジネスメールはほとんどが定型の形で対応する事ができるのです。この記事ではすぐにコピペで使えるようにシチュエーション別に例文を紹介！この記事を読めばあなたもベテラン社員同等のメール文章を簡単に作成する事が可能です。

それでは行ってみましょう！

ビジネスメールの基本的なマナー

ビジネスメールは仕入先やお客様など社外の人に対して送るパターンと情報や成果の共有の為などで送る社内向けメールがありますが、どちらも丁寧な言葉遣いと内容で送ることに変わりはありません。

基本的には社会人同士のコミュニケーションですのであくまでも相手を尊重して建設的な文章を心掛けるべきです。

いかに守るべきポイントをまとめます。

• 読みやすく簡潔に書く
• 相手への敬意を記載する
• なるべく口語は使わないようにする
• 日時や場所などは誤解の無いように誰がみてもわかるように記載する
• 相手が何を求めているのかを整理して記載する
• 必ずお礼と相手への気遣いを記載する

読みやすく簡潔に書く

ビジネスメールの場合相手の時間を尊重する事が特に大切です。例えば企業間取引の場合、相手は間違いなく自分と同じく仕事している人ですので、日々時間に追われています。煩雑なメールの処理はなるべく早く終わらせてしまいたいはずです。その為、内容がまとまっていなくて理解に時間を要する文章よりも簡潔で読みやすい文章の方がありがたいです。

コツとしては、一行あたりの文字数を20〜30文字で区切る事と要点はできるだけ箇条書きにする事です。はじめは慣れるまで時間が掛かるかもしれませんが、慣れてしまえば意識せずにできるようになります。

相手への敬意を記載する

ビジネスメールではたとえ相手に非があったとしても感情的な文面は無意味です。あくまでもビジネスの連絡なので怒りを記載するよりもどうすべきなのか、どうしていくのかをまとめた方が建設的です。また、相手も人間なので関係を悪くしてしまうよりも対応してもらっていることに対して敬意を示す事で将来的に自分が困ったときに助けてくれる人になってもらえる可能性が高まります。

また、上記のような場面以外にも日頃からお世話になっているという感謝の気持ちを持って文章を記載すると良いでしょう。コツはこれから送るメールの文章中で「ありがとうございます」と言える部分を探して記載する事です。

なるべく口語は使わないようにする

相手への敬意を表す為に「OKです」や「いいですよ」などの普段の喋り口調に近い口語はなるべく使用しないようにしましょう。特別なお客様へメッセージ送る際に上記のような言葉遣いはしないですよね。受け取った人が気持ちよく読めるように出来るだけ丁寧な言い回しを使うように気をつけましょう。今ではネットで『○○ 言い換え』などで検索すれば使いたい口語に対する丁寧な言葉を簡単に見つける事が可能です。

日時や場所などは誤解の無いように誰がみてもわかるように記載する

ビジネスではたいていは忙しい人を相手にしていますので時間と場所を間違えることは大きな機会損失につながります。その為誤解や間違いの無いように記載する事が大切です。例として日時にはしっかりと曜日も記載する事や場所は地図などを用いて誰がみてもわかるような形にする事です。また、多忙な人はついつい予定に対する時間や場所を忘れがちですので後々確認しやすいように簡潔に記載すると良いでしょう。

相手が何を求めているのかを整理して記載する

ビジネスメールでは友達との連絡のような内容をわざわざやりとりすることはしません。あくまでも何か必要なことや解決したい事があって連絡をしてくるということを意識する必要があります。相手が知りたいことは何か、解決できることは何か、解決できないのであればどうすれば良いのか（代案の提示）を記載する意識を持つとよいでしょう。

必ずお礼と相手への気遣いを記載する

メールのあたまと結びには相手への気遣いとお礼を述べるようにしましょう。例えば書き出しは「日頃より大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。」や結びでは「お忙しい中申し訳ございませんが何卒、よろしくお願い致します。」のような形です。

この文言があるだけで相手は大切にされているという感覚を持つ事ができます。こういった小さい気遣いの積み重ねがいざというときに大きな力を発揮してくれます。例えば何かトラブルになった時でもこの人なら助けてあげようという気持ちにさせてくれるのです。

ビジネスメールの書き方

さて、では実際にメールを書いてみましょう。上記のことを意識さえすればあとはほとんど定型的な形に収まります。書くべき内容を押さえてメール作成を効率化する事で業務改善につながります。

ビジネスメールの構成について

メールの構成はおおむね下記のような形になっています。

• 宛先
• 件名
• 本文
• 署名

以下に例文と注意すべき点について記載します。

宛先

ビジネスメールを始めて打つ人はccやbccについて意識した事がない方もいらっしゃるのではないでしょうか？cc、bccはビジネスメールを送る際には絶対に必要な項目です。宛先はもちろんわかると思いますが、ccやbccはどのような人を入れるべきでしょうか？以下に例を記載します。

• cc:
  あくまでも関係者。「To（宛先）の人に送った事柄について念のため見てください」という意味です。情報共有に使います。TOの人がメインの処理者になる為、ccの人は原則、返信をおこないません。
• bcc:
  Toやccの受信者に見えないように連絡する場合に使用します。社内での情報共有や一斉送信の際に使用します。例えば客先へのメールをチーム内で共有する場合などはbccにチームメンバーを入れて送信することで客先はいちいち全員をccに入れて返信しなくても良くなります。

件名

件名は誰がみても用件が伝わるように簡潔で分かりやすい件名が良いです。文字数は20文字程度までに抑えましょう。要件や宛先を【】や/（斜線）、|（パイプ）で区切るとわかりやすいです。また、相手がメールを検索する際にヒットしやすいように工夫してあげる気遣いも大切です。あくまでも件名なのでお久しぶりですやこんにちはなどの文面は記載しないようにしましょう。

本文

メールのメインとなるところです。要点を抑えて簡潔に作成しましょう。以下のような手順で作成すると良いでしょう。

• 書き出し・・・冒頭の会社名や担当者名、自分の名前を記載し、日ごろの感謝を記載します。
• 本文・・・要件を簡潔に記載します。伝える項目が複数ある時はなるべく箇条書きにしましょう。
• 結び・・・不明点に関するフォローと結びの文言を記載します。
• 署名・・・氏名や部署名、会社情報を記載しましょう。署名は荷物の発送時など何かと使えるのなるべく作成しておくと良いです。

上記の内最も変則的な箇所は本文ですが、本文の書き方さえ慣れてしまえばメールを書くするスピードが飛躍的に向上します。本文を効率的に書くことでやりとりする回数も減らすことができるのでいかに本文がわかりやすく簡潔に書けるかによって仕事の効率が変わります。

書き出しや結びはたいていの場合同じもしくは似たような文言が入るのである程度パターン化することが可能と思います。

シチュエーション別ビジネスメール例文

それでは上記点を参考にして例文を記載していきます。ビジネスメールは一見堅苦しく難しそうですが、定型的な文面も多いので慣れない方は以下の例文を参考にしてみてください。

①問合せ対応

②初めての挨拶

③依頼・お願い

④日程打診

⑤催促

⑥質問

まとめ

いかがでしたでしょうか。ビジネスメールって堅苦しくて難しい印象がありますが、意外と定型的な文面が多く、コツさえ理解してしまえば後は内容を変えるだけなので時短化しやすい部分です。特にメールは社会人としての業務の中で必ずと言っていいほど関わる業務の一つです。ここを時短化できれば他の業務に時間を配分できたり、定時帰宅率の向上にもつながると思いますので是非この記事を参考にしてビジネスメールの作成に慣れて頂ければと思います。